Vigilancia Tecnológica

Vigilancia Tecnológica

La vigilancia tecnológica es un proceso organizado, selectivo y permanente, de captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.

Para  otros autores, consiste en la observación y el análisis del entorno científico, tecnológico y de los impactos económicos presentes y futuros, para identificar las amenazas y las oportunidades, Jakobiak (1991 y 1992)

Es la observación y el análisis del entorno seguido por la difusión de las informaciones seleccionadas y analizadas, útiles para la toma de decisiones estratégicas, Jakobiaky Dou (1992)

De esta manera la vigilancia tecnológica reside en un proceso sistemático y permanente de búsqueda, captación, recolección, análisis y difusión de información pública estratégica en el entorno de la organización así como del seguimiento y análisis del entorno de las competencias. El motor de búsqueda de la plataforma puede ser automatizado y consiste en una herramienta de rastreo y minado de información digital.

Inteligencia en lugar de Vigilancia.

La vigilancia tiene un papel de detección mientras la inteligencia competitiva tiene por misión el posicionamiento estratégico de la empresa en su entorno (Cohen)

La inteligencia no es sólo observación sino una práctica ofensiva y defensiva de la información. Es una herramienta que conecta el saber de la empresa con la acción Baumard(1991)

Los procesos de vigilancia (conocer el entorno propio y competidor, boletines, normativas, patentes) han existido siempre dentro de las estructuras organizacionales,

Para Morin (1985), la vigilancia tecnológica requiere la gestión de la tecnología. El autor francés la relaciona con la anticipación que proporciona y el grado de libertad que permite a la gestión.

La vigilancia está estrechamente unida a la gestión de la innovación y a la estrategia de la empresa. Sin la existencia de una previa reflexión estratégica difícilmente cabe plantearse un esfuerzo de articulación de la vigilancia. La vigilancia se proyecta sobre la toma de decisiones empresarial alertando sobre posibles amenazas y oportunidades, aportando nuevos elementos y enfoques, y reduciendo el riesgo.

Para Porter, (1996), la estrategia es la creación de una posición única y valiosa, comprendiendo un conjunto diferente de actividades. Según el autor, la esencia de situarse estratégicamente reside en la elección de actividades diferentes de las de los rivales. La estrategia requiere, para ser sostenible, una combinación única de compromisos para desarrollar una actividad. Tales compromisos ocurren cuando las actividades son incompatibles y por tanto crean la necesidad de elegir.

Esa necesidad de adoptar decisiones con un grado de incertidumbre liga a la estrategia con la función de vigilancia. Esta se convierte así en un factor de reducción del riesgo en la definición y desarrollo de la estrategia. Laredo, P. y Vinck, D. (1991) recogen esta situación resaltando que “para tener éxito, el innovador debe tener en cuenta el estado cada día cambiante de las técnicas y del mercado, de la posición y estrategias de los competidores así como de las reglamentaciones.

Dicho de esta manera, la identificación y comunicación de las amenazas tecnológicas latentes es principalmente una función de la vigilancia, pues la empresa, a diferencia de sus competidores, carece de compromisos respecto a las mismas, ya sea en forma de proyectos de I+D, acuerdos de cooperación o licencias y patentes.

La responsabilidad de las empresas debe estar unificada a otras funciones como la identificación de oportunidades tecnológicas y la protección de las capacidades técnicas propias son funciones de responsabilidad compartida que requieren coordinar distintas actividades. En el caso de las oportunidades, los campos de búsqueda no registran en principio compromisos significativos ni por la empresa ni por sus competidores y en algunos casos son territorios vírgenes. La principal dificultad comienza al decidir dónde actuar y asumir que no hay ningún beneficio en tanto no se detecte una oportunidad.

Por contra, si esta se materializa, puede convertirse en una sólida fuente natural de ventaja competitiva.

Tipología De La Vigilancia

A partir del modelo de Michael Porter de fuerzas que caracterizan la posición competitiva de la empresa Martinet, B. y Ribault, J (1989). Hablan de cuatro tipos de vigilancia:

Tecnológica o centrada en el seguimiento de los avances del estado de la técnica y en particular de la tecnología y de las oportunidades / amenazas que genera,

Competitiva, implica un análisis y seguimiento de los competidores actuales, potenciales y de aquellos con producto substitutivo,

Comercial, dedica la atención sobre los clientes y proveedores,

Entorno, centra la observación sobre el conjunto de aspectos sociales, legales, medioambientales, culturales, que configuran el marco de la competencia.

Para Jakobiak, F. (1991 y 1992), responsable de vigilancia del grupo petroquímico francés Elf-Atochem, la vigilancia debe articularse sobre unos factores críticos que varían en función de la estrategia y posición de la empresa. Estos factores corresponden a aquellos factores críticos de competitividad a los que cualquier cambio en el entorno de la empresa puede afectarle de forma relevante.

En función del alcance o impacto que pueda tener la información captada por la vigilancia tecnológica, se puede hablar de vigilancia científica o vigilancia estratégica.

Entre los numerosos autores que han tratado este aspecto así como entre los practicantes de la vigilancia y responsables de empresas activas en prácticas de vigilancia, existe una coincidencia sobre la positiva influencia de la misma y sobre la dificultad de obtener mediciones cuantitativas del valor aportado.

La Vigilancia Tecnológica y otros conceptos relacionados.

Relaciones con el benchmarking.

El “benchmarking” aunque relacionado con la vigilancia, no es equivalente ni debe confundirse con ella. El primero está centrado en un aspecto o función y en un periodo de tiempo determinado. Está principalmente orientado al esfuerzo de mejora incremental, dentro muchas veces de la política de calidad de la empresa, mientras que la vigilancia es una función continuada en el tiempo y muy ligada a los aspectos estratégicos de la misma.

Esta relación no excluye la existencia de ciertos aspectos complementarios como la capacidad de la vigilancia para detectar qué empresas desarrollan funciones a emular.

También existe una característica común en ambos como "proceso de investigación industrial y de captación de información" (Camp, R.,1989).

El benchmarking consiste en una evaluación comparativa o proyecto de identificar quién es bueno en el mercado en un determinado aspecto, determinar cuantitativamente cuan bueno es ese quien y de llevar acabo el esfuerzo de acercarnos a sus parámetros de rendimiento. Un proyecto de “benchmarking” o análisis de referentes es una acción concreta limitada en el tiempo. Si una empresa intenta mejorar cualquiera de sus funciones (gestión, producción, logística, inteligencia, marketing, etc.) puede iniciar un estudio de benchmarking con las siguientes etapas:

ü  Identificación y cuantificación de los parámetros que definen el funcionamiento de la función que queremos mejorar

ü  Identificación de empresas y modelos a ser objeto de benchmarking.

ü  Tales empresas pueden estar dentro o fuera de nuestro sector.

ü  Recogida de información de dichas empresas estudiando la función en particular, y si es posible cuantificando los rendimientos de la empresa en los distintos parámetros que identificamos en 1) y su forma de conseguirlos.

ü  Para facilitar esta captación de datos el acuerdo con la empresa de referencia se hace inevitable.

ü  La práctica muestra que es habitual a cambio el ofrecer el estudio de una función propia que les pueda interesar.

ü  Acometida de un plan para alcanzar los rendimientos medidos en las empresas modelo.

Relaciones con la previsión tecnológica

La vigilancia proporciona la base para la mayor parte de previsiones tecnológicas o socioeconómicas, también supone un instrumento para mantener actualizadas las previsiones (Porter, A. et al. 1991).

Entendemos, siguiendo a E. de Miguel (1993), como acepción aquí más apropiada de previsión la de "conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder".

Dentro de la previsión, la previsión tecnológica designa las actividades de prospección de los cambios de la tecnología. Se centra en cambios en la capacidad funcional y/o en el ritmo y significado de la innovación. Está orientada a proporcionar información al proceso de gestión de la tecnología.

Ello lo logra intentando predecir posibles estados futuros de la tecnología y/o las condiciones que afectan a su contribución a los objetivos de la empresa (Porter, A. et al., 1991).

Cetron,(1969), citado por Escorsa y Valls, 1996, la define como “la predicción con un nivel de confianza determinado de la consecución de un hecho tecnológico dentro de un periodo de tiempo, con un nivel específico de soporte”.

Finalmente como sostiene E. de Miguel (1993) "aunque pueda parecer inaccesible para muchas de nuestras empresas pequeñas, la previsión tecnológica dispone de bastantes métodos y algunos muy sencillos y económicos que deben de ser tomados en cuenta". Como prueba de ello, en dicho trabajo el autor recoge una amplia síntesis de los mismos con detalladas aplicaciones y ejemplos en empresas y sectores españoles.

 La vigilancia tecnológica: competitiva y prospectiva

En nuestra opinión, las dos dimensiones que exige hoy en día la compleja realidad del entorno empresarial a la vigilancia tecnológica son que sea competitiva y prospectiva.

Competitiva

No basta con realizar un seguimiento de los aspectos estrictamente científicos o tecnológicos de la señal captada. Se requiere el conocimiento de la dimensión de mercado, de la percepción del negocio potencial, del marco legal y social, de la estructura y fuerzas del mercado en suma no sólo de la competencia sino del entorno competitivo.

La vigilancia implica "vigilia, observación, verificación y puesta al día sobre los desarrollos, habitualmente en áreas de interés bien definido para un propósito específico. (Coates et al.,1986, cit. por Alan Porter, 1991).

Implica escrutar el entorno apropiado en busca de información pertinente. Esta información puede pertenecer a una determinada tecnología, en cuyo caso se requerirá la historia de su desarrollo, información sobre su estado actual e información dirigida a sus perspectivas futuras. Pero esta visión no suele ser suficiente para posibilitar la labor de alerta que ejerce la vigilancia.

Por ello, desde otra perspectiva, la vigilancia puede considerar el contexto que rodea el desarrollo de dicha tecnología. Es lo que algunos autores denominan “vigilancia contextual” o como Coates(op.cit.) “issues management”. Este enfoque parte de asumir que el cambio tecnológico viene precedido por cambios en otras tecnologías y/o en el medio socioeconómico.

Esto permite detectar señales en dichos ámbitos que posibilitan la función preventiva de la vigilancia y facilitan el poder reaccionar a tiempo.

Por ejemplo, crecimientos significativos de la renta en China pueden acelerar la demanda de su sector de construcción de vivienda e incidir en el frágil equilibrio del mercado mundial del silicato de circonio, importante materia prima en la industria de pavimentos y revestimientos cerámicos, sector que acelerará consecuentemente la búsqueda de procesos de fabricación alternativos.

Un caso documentado sobre la aplicación de esta concepción de la vigilancia contextual en la empresa se da en el grupo Ciba-Geigy, (hoy Novartis), tal y como recoge su documentalistaThomas Ziesing (1995).

Prospectiva

La vigilancia reduce el riesgo en la toma de decisiones si es portadora de anticipación.

Siguiendo a Paul Degoul (1992) para quién la vigilancia es prospectiva o no es vigilancia, la vigilancia es un concepto claro pero con fuertes restricciones, pues debe lograr tres objetivos:

Informar en tiempo oportuno, de ahí su carácter permanente. A priori no se puede saber la velocidad de evolución de un sector

ü  Delimitar los campos de atención e investigación. No se puede cubrir todo.

ü  Evaluar los riesgos de la novedad, es decir ver su impacto potencial.

Ese carácter necesariamente prospectivo de la vigilancia acentúa su papel de ayuda a la identificación de respuestas anticipadoras y positivas en la empresa frente a las nuevas tecnologías, más que el de proveedor de respuestas reactivas.

Esa dimensión prospectiva vendrá por la evaluación de los hechos en su contexto y por la valoración de su impacto potencial para la estrategia de la empresa en base a técnicas de previsión. También el enfoque horizontal y funcional de su cobertura y no sólo sectorial o vertical será importante.

Resumiendo lo expuesto, para que la empresa consiga una gestión anticipadora del cambio, simplemente adelantarse en el mayor número de ocasiones posible o al menos “reaccionar a tiempo”, es necesario evaluar y adoptar decisiones en un proceso dinámico, “justo a tiempo”, ante los continuos retos que el entorno competitivo le plantean.

Objetivos de la Vigilancia Tecnológica

Qué y cómo vigilar constituyen dos preguntas clave en el arranque de cualquier proyecto de vigilancia. Las herramientas de estrategia tecnológica nos ayudarán a definir qué debemos vigilar y qué no. En cuanto al cómo podemos resolverlo, determinadas técnicas como análisis de patentes, vigilancia de tecnologías disruptivas, cienciometría, scoutismo tecnológico  entre otros.

Aspectos básicos

Las empresas suelen en general seguir la evolución de su entorno de un modo poco formal y organizado. La gran mayoría practican con mayor o menor rigor alguna forma no consciente de vigilancia tecnológica. Empresarios y técnicos conocen a través de ferias, revistas técnicas, proveedores de maquinaria, asociaciones profesionales, laboratorios y centros técnicos con losque colabora, los propios clientes y proveedores, etc., los cambios que se producen en su sector y en su mercado. Sin embargo, pese a ello, tales cambios suelen sorprender a muchas empresas, impidiéndoles introducir los ajustes necesarios para, bien reaccionar ante una amenaza o bien sacar el máximo provecho de una situación favorable.

La tendencia en empresas de países en los que el concepto de vigilancia está ampliamente difundido y donde éstas lo perciben como una necesidad explícita, es iniciar acciones como las recogidas por (Martinet y Ribault, op. cit.):

ü  Captar información en todos los innumerables aspectos que toca una empresa, es decir, se quiere saber todo sobre todo.

ü  Captar información de los aspectos en los que es más fácil obtenerla o de los que mejor se sabe buscar.

Así como resulta necesario organizar la circulación y asimilación de información en la empresa, igualmente hay que organizar nuestra labor de búsqueda y captación de información, hechos, tendencias y rumores.

Para cualquier empresa es esencial la correcta administración y optimización de sus recursos y especialmente los humanos. Esto afecta también a la función de vigilancia e inteligencia en la empresa, de ahí que al plantearnos bien iniciar o bien formalizar la función de vigilancia, debamos focalizarla, sistematizarla y estructurarla.

La vigilancia debe ser focalizada, esto es, centrada sobre determinados aspectos de la empresa y su entorno por razones de coste y tiempo de dedicación. Ninguna empresa puede dedicarse a vigilar y/o subcontratar todos los aspectos. Además de por los recursos, la empresa debe vigilar de acuerdo a sus objetivos estratégicos.

La vigilancia debe sistematizarse mediante un método que permita el seguimiento explotación regular, tanto de los hechos que afectan a la empresa, como del propio funcionamiento de la función vigilancia. Todas las empresas vigilan su entorno, pero es la aplicación de un método la que permite obtener mayores resultados de la misma, definir y delimitar correctamente la función vigilancia y garantizar la calidad, regularidad y homogeneidad de la misma.

Antes de iniciar cualquier actividad de vigilancia debemos plantearnos los aspectos básicos de un enfoque de vigilancia tecnológica y prospectiva (Degoul, 1991):

¿Cuál es el objeto de la vigilancia?, ¿Qué debemos vigilar?

¿Qué informaciones buscar?

¿Dónde localizarlas?

¿De qué forma comunicarlas?

¿A quién dirigirlas?

¿Qué medios vamos a destinar?

Puesto que el fin de la vigilancia es definir los hitos del ‘mapa’ por el que discurre la estrategia de la empresa, es esencial como se ha comentado en apartados anteriores, que los aspectos a vigilar sirvan para referenciar el desarrollo de dicha estrategia.

La empresa debe decidir sobre qué aspectos debe estar bien informada y cómo manejar esa información para que le permita anticiparse, reducir el riesgo en sus decisiones y conseguir los resultados esperables comentados en el anterior capítulo. Para ello, y como base de partida se proponen diversos enfoques entre los cuales destacan los ya introducidos en el apartado de tipología de la vigilancia:

Martinet y Ribault (op. cit.), a partir del esquema de fuerzas de M. Porter, proponen como un primer planteamiento, vigilar los siguientes aspectos:

Tecnológicos

ü  Los avances científicos y técnicos, fruto de la investigación básica y aplicada.

ü  Los productos y servicios.

ü  Los procesos de fabricación.

ü  Los materiales, su cadena de transformación.

ü  Las tecnologías y sistemas de información.

El procesamiento de la información permite entender mejor el entorno y reflexionar acerca de la dirección de las estrategias organizacionales. Entre las ayudas que la VigilanciaTecnológica puede reportar a las organizaciones están:

ü  Conocer cambios de las tecnologías y cambios en los mercados próximos a nuestro entorno.

ü  Reducción de riesgos de toma de decisiones, al conocer mejor donde vamos a posicionarnos con nuestras estrategias.

ü  Conocer hacia donde avanzar, porque se podrán conocer las nuevas necesidades de nuestros clientes.

ü  Llevar los esfuerzos organizacionales hacia nuevos terrenos y tendencias clave del avance en todos los aspectos organizativos, innovar hacia procesos productivos, productos, capital humano...

ü  Conocer la competencia, búsqueda de alianzas con nuevos socios o asesoramiento de expertos.

Todo este proceso de captura de información bien analizada se convierte en conocimiento para la empresa y su aprovechamiento dentro de la organización en una práctica conocida como Inteligencia Competitiva, que consiste en analizar los factores que influyen en la competitividad de la empresa con el objetivo de generar estrategias competitivas y actuar con éxito en los procesos de generación de Innovación en el entorno global de la Inteligencia Empresarial.

El sistema de vigilancia tecnológica es una herramienta de carácter colaborativo  necesario, el acceso de todos los miembros a la plataforma para introducir información que puede resultar de interés organizacional, así como para consulta de documentos.

Teniendo en cuenta el establecimiento de algunos filtros de acceso a información que serán delimitados por el principal encargado de la organización, esta acción colaborativa puede derivar en una estrategia de gestión del conocimiento creando sentimientos de cohesión y pertenencia de los miembros de la organización que se sentirán actores de las estrategias de gestión de la empresa.